Introduction

En notre qualité de prestataire de services de formation, consultance, coaching/mentoring et de médiation, nous sommes responsables du traitement de nombreuses données, dont certaines sont des données à caractère personnel. Les données à caractère personnel que nous traitons peuvent vous concerner en tant que client de notre société, mais aussi en tant que relation d’affaires de nos clients (si vous êtes un fournisseur ou un client de notre client, par exemple). Dans ce contexte, nous entendons veiller à ce que ces données:

  1. Soient traitées de manière licite, loyale et transparente;
  2. Soient collectées à la fin déterminée, explicite et légitime de l’exécution de la
    mission contractuellement confiée à notre Société;
  3. Ne soient pas traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec la/les
    finalité(s) reprise(s) plus bas;
  4. Soient adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard de la/
    les finalité(s) reprise(s) plus bas;
  5. Soient exactes et, si nécessaire, tenues à jour, et que les données inexactes soient
    effacées ou rectifiées sans tarder;
  6. Soient conservées sous une forme permettant l’identification des personnes
    concernées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard de la/
    les finalité(s) reprise(s) plus bas;
  7. Soient traitées de façon à garantir une sécurité appropriée des données à
    caractère personnel, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou
    illicite et contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle, à l’aide
    de mesures techniques ou organisationnelles appropriées.

Nous souhaitons également vous informer, en votre qualité de personne concernée
dont nous traitons les données à caractère personnel, de ce qui suit.

Responsable du traitement des données à caractère personnel

Le responsable du traitement des données à caractère personnel est la société privée à responsabilité limitée de droit belge « SO ESSENTIAL », sise et ayant son siège social Rue des Limonadiers 17 à 4280 Avin, immatriculée auprès de la BCE sous le numéro 0537.335.458, inscrite au Registre des Personnes Morales de Liège, division de Liège (« SO ESSENTIAL » ou « la Société »).

Pour toute question relative à la protection des données à caractère personnel, veuillez
vous adresser à Madame Sophie FELTRIN, par téléphone au +32(0)496/388.091 ou par
courrier électronique à info@soessential.be.

Finalités du traitement des données à caractère personnel

La Société traite les données à caractère personnel aux fins d’exécution d’un contrat relatif à des services de formation, consultance, coaching/mentoring et de médiation. Le traitement des données à caractère personnel concerne les données des clients euxmêmes, des membres de leur personnel, de leurs administrateurs, entre autres, ainsi que des autres personnes, telles que les clients et les fournisseurs, impliquées dans leurs activités. À défaut de communication et de traitement de ces données, nous ne sommes pas en mesure de mener ou de mener de façon optimale la mission qui nous est confiée.

Quelles données à caractère personnel et qui est concerné?

Dans le cadre des finalités mentionnées au point 2, la Société est autorisée à traiter les
données à caractère personnel suivantes :

  • Données d’identité, adresse de correspondance, de facturation et mail, numéro de
    téléphone
  • Données juridiques et socio-professionnelles telles que les contrats, fonction,
    historique professionnel, mandats publics, diplômes, composition de ménage
  • Informations nécessaires concernant le contenu même du sujet traité, pour lequel
    la personne fait appel à La Société
  • Ainsi que toutes les données strictement nécessaires dans le cadre des finalités
    mentionnées au point 2.

La Société traite également des données à caractère personnel qui n’ont pas été fournies par la personne concernée, telles que les données à caractère personnel transmises par le client et concernant ses salariés, administrateurs, clients, fournisseurs, ou encore actionnaires. Les données à caractère personnel peuvent également provenir de sources publiques telles que la Banque-Carrefour des Entreprises, le Moniteur belge et ses annexes et la Banque nationale de Belgique (Centrale des Bilans).

Les données ne sont traitées que si ce traitement est nécessaire aux fins mentionnées au point 2. Les données à caractère personnel ne sont pas transmises à des pays tiers ni à des organisations internationales.

Destinataires des données

Conformément à ce qui précède, et hormis s’il est nécessaire de communiquer des données à caractère personnel à des organisations ou des entités dont l’intervention en tant que tiers prestataires de services pour le compte et sous le contrôle du responsable est requise aux fins précitées, la Société ne transmettra pas les données à caractère personnel collectées dans ce cadre, ni ne les vendra, les louera ou les échangera avec une quelconque organisation ou entité, à moins que vous n’en ayez été informé(e) au préalable et que vous ayez explicitement donné votre consentement.

 

La Société fait appel à des tiers prestataires de services:

  • La Société utilise des logiciels de gestion et de communication (style MailChimp);
  • La Société utilise les réseaux sociaux;
  • La Société fait appel à des prestataires et partenaires externes en vue de l’exécution de certaines tâches ou formations spécifiques.

Le Société peut prendre toutes les mesures nécessaires afin de garantir une bonne gestion du site Internet et de son système informatique. Le Société peut transmettre les données à caractère personnel à la demande de toute autorité légalement compétente ou de sa propre initiative s’il estime de bonne foi que la transmission de ces informations est nécessaire afin de respecter la loi ou la réglementation ou afin de défendre et/ou de protéger les droits ou les biens du Société, de ses clients, de son site Internet et/ou de vous-même.

Mesures de sécurité

Afin d’empêcher, dans la mesure du possible, tout accès non autorisé aux données à caractère personnel collectées dans ce cadre, le Société élabore des procédures en matière de sécurité et d’organisation, qui concernent la collecte et la conservation de ces données. Le Société veille, dans la mesure du possible, à ce que tous les sous-traitants auquel il fait appel fassent également usage de procédures adéquates.

Durée de conservation

Les données à caractère personnel des personnes concernées ne sont conservées que pendant une durée de 5 ans à compter de la fin de la relation contractuelle. Une fois ce délai expiré, les données à caractère personnel sont effacées, hormis si une législation en vigueur prévoit ou contraint à une durée de conservation plus longue. Si le client a effectué une demande d’être tenu au courant des activité de La Société, les données nécessaires à cette fin seront gardées.

Droits d’accès, rectification, droit à l’oubli, portabilité des données, opposition, non-profilage et notification de failles de sécurité

Pour l’application de vos droits relatifs à toutes les autres données à caractère personnel, vous pouvez toujours prendre contact avec : Madame Sophie FELTRIN, par téléphone au +32(0)496/388.091 ou par courrier électronique à info@soessential.be.

Vous pouvez introduire une plainte relative au traitement des données à caractère personnel par notre Société auprès de l’Autorité de protection des données :
Autorité de Protection des Données
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
Tél. : +32 (0)2 274 48 00
Fax : +32 (0)2 274 48 35
E-mail : commission@privacycommission.be
URL : https://www.privacycommission.be